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Distruggi documenti, obblighi e quale scegliere per l’ufficio e la casa

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Carte tritate da un Tritacarte o Tritadocumenti

Il distruggi documenti parente dell’ormai noto trita carte, è fondamentale per disfarsi nel modo corretto di informazioni e dati personali riportati su documenti cartacei in ufficio ma anche in casa. Utili per tutelare i dati personali dei nostri clienti ma anche dei nostri cari, permette attraverso un’azione meccanica di tritare e frammentare un foglio di carta in piccolissime parti.

Come sicuramente ricorderete, il 4 maggio 2016, entrò in vigore il Regolamento generale per la protezione dei dati personali, conosciuto anche come GDPR, acronimo di General Data Protection Regulation, di fatto la normativa europea in materia di policy per la protezione dei dati (data protection), relativa alla libera circolazione degli stessi.

Diventata attuativa ben due anni dopo, dal 25 maggio 2018, la legge ha introdotto regole severe sulla gestione dei dati personali, con particolari riferimenti ed obblighi per le aziende, alle quali viene imposto di conservare i documenti, in forma cartacea ed informatizzata, in maniera sicura e protetta, eliminando poi definitivamente quelli non più necessari.

Attuato allo stesso modo in tutti gli Stati dell’Unione Europea, tale Regolamento ha come scopo la tutela della privacy individuale, attraverso la difesa e il controllo del dato di ogni persona fisica, la quale deve poter essere certa di sapere se i suoi dati sono utilizzati ed eventualmente come, al fine di difendere se stessa e l’intera collettività dai rischi insiti nella diffusione di certe informazioni personali. Fra i Principi su cui si basa la protezione dei dati personali, vi è anche la limitazione della conservazione, norma che regolarizza la durata dell’archiviazione agli atti di documentazione riportante dati personali, che non può essere successiva al tempo necessario rispetto alla finalità di raccolta.

Fatta tal doverosa premessa, vi illustrerò le caratteristiche di questo strumento indispensabile per il rispetto del regolamento comunitario nei confronti della cancellazione o, meglio, distruzione dei dati personali, una volta soddisfatta tale finalità. Sto parlando del distruggi documenti, simile al più semplice trita carte, ma con un meccanismo più perfezionato, come vi spiegherò.

Scoprirete tutto su obblighi e doveri nei confronti di questo acquisto, che si presenta sul mercato in diverse tipologie, oltre a capirne l’uso e la sua manutenzione.

Cos’è e come funziona un distruggi documenti

Come funziona distruggi documenti o distruggi carte

Si tratta di un apparecchio elettrico realizzato per rendere illeggibile e, in via definitiva, inutilizzabile qualsiasi tipo di documento in cartaceo che vi venga inserito, mediante, come dice la parola stessa, la distruzione irreversibile dei fogli e, dunque, dei dati in essi contenuti. Lo stesso funzionamento, pur se meno professionale, del trita carte manuale che, però, oltre ad una frantumazione meno precisa, più grossolana, lenta e piuttosto faticosa, presenta anche lo svantaggio di non garantirla in maniera definitiva.

Proprio per evitare distruzioni non conformi di documenti ed atti di archiviazione scaduti, il GDPR ha imposto la dotazione di un distruggi documenti in tutte le aziende, da acquistare con particolare attenzione riguardo ad alcuni elementi fondamentali, come:

  1. Grado di utilizzo, inteso come la valutazione della frequenza giornaliera;
  2. Livello di sicurezza, in base al grado di segretezza dei documenti da disintegrare;
  3. Volume periodico, relativo alla quantità di documenti da distruggere con una certa frequenza;
  4. Tipo di taglio, vale a dire il formato in cui viene sminuzzato il foglio;
  5. Posizione fisica in azienda, compatibile con la sua grandezza (nell’ambito di un grande ufficio, sotto una scrivania, ecc.).

È obbligatorio utilizzare il distruggi documenti?

Come vi dicevo, infatti, in base alla normativa europea sulla privacy (GDPR), è necessario distruggere, di volta in volta, archivi di documenti cartacei rendendo impossibile la loro ricostruzione, operazione garantita solo da un distruggi documenti. Aggiungo che, coloro che si sottraggono a questo obbligo, rischiano di incorrere in multe molto “salate”, che possono addirittura superare i 20 milioni di euro!

Non vi è dubbio, quindi, anche per le piccole e medie aziende, (e non solo per le grandi, per cui non era nemmeno messo in discussione), che la dotazione di questo dispositivo professionale per regolarizzare le operazioni di frantumazione della carta sia obbligatorio, ovviamente nella tipologia adeguata alle dimensioni lavorative di ciascun titolare, considerando anche la vasta gamma di possibilità di scelta sul mercato.

Documento confidenziale da distruggere

I 7 livelli di sicurezza di un distruggi documenti

Come potete facilmente comprendere, infatti, non tutte le attività lavorative richiedono l’archiviazione dello stesso tipo di documenti, e nella stessa quantità. Ecco perché esiste un principio che deve essere personalizzato a seconda della valutazione sulla tipo di cartaceo da distruggere: sto parlando del livello di sicurezza, formalmente rappresentato dalla dimensione della striscia o del frammento di carta che si crea dopo la distruzione.

Sette sono, i livelli che assicurano una frantumazione definitiva in pezzetti di carta da piccoli a piccolissimi, valutabili in ogni singola impresa. Ve li spiego nel dettaglio, a partire dal grado con le dimensioni maggiori:

  • P1: corrisponde ad un taglio tipo tagliatella, a strisce di dimensioni inferiori a 12 mm, valido per esigenze minime e per documenti base. Produce circa 36 strisce per ogni foglio A4;
  • P2: ancora un taglio a strisce, ma con una dimensione dimezzata rispetto al precedente, 6 mm, per 75 strisce a foglio;
  • P3: si passa al taglio a frammenti, inferiori a 4 x 60, anche se in realtà è ancora possibile la distruzione a strisce, in dimensione inferiore a 2 mm. Valutabile per documenti riservati, distrutti in 312 frammenti per ogni A4;
  • P4: siamo ad un puro taglio frammentato per fogli A4 ridotti in 421 pezzetti, di misura 4 x 38 mm, riservato a documenti strettamente confidenziali;
  • P5: taglio micro per questi frammenti, dedicati a cartacei che presentano carattere di alta riservatezza. Misure 2 x 15 mm, e questa volta il foglio è ridotto a ben 2000 brandelli;
  • P6: taglio supermicro, quasi una polverizzazione per documenti top secret, con frammenti infinitamente piccoli, inferiori a 0,8 x 11 mm, 6000 per ogni pagina;
  • P7: con 15.000 frammenti per foglio, delle dimensioni praticamente impercettibili 0,8 x 5 mm, l’ultimo livello, per documenti di elevata ed assoluta sicurezza.

Nota: com’è intuibile, il grado aumenta col diminuire della dimensione dei pezzetti di carta. I livelli dal P4 in poi soddisfano pienamente la normativa del GDPR.

Principali tipologie di distruggi documenti

Come vi dicevo, prima di acquistare un distruggi documenti, è importante valutare almeno 3 elementi:

  • La quantità di carta che sarà da eliminare;
  • Quale tipo di taglio sia preferibile;
  • Con che frequenza verrà utilizzato.

In base a queste principali caratteristiche, vi indico almeno 4 tipi di tagli che ritengo ideali per soluzioni specifiche e piuttosto comuni:

Distruggi documenti a taglio incrociato o coriandolo

Ottimo sia per uso domestico sia per un ufficio di piccole dimensioni, distrugge i fogli tagliandoli in due direzioni (taglio a coriandolo), con una fenditura trasversale, rendendoli molto difficili da ricostruire e, ovviamente, da rileggere.

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Distruggi documenti a frammenti

Alto livello di sicurezza e semplicità d’uso per questa tipologia che, come abbiamo visto, si distingue in base alle dimensioni dei frammenti, a seconda del modello. Nei dispositivi più professionali, consente anche di distruggere CD e carte di credito, oltre ad avere una tecnologia avanzata per evitare intoppi e surriscaldamento.

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Distruggi documenti a microframmenti

Meccanica affidabile e durevole, per documenti contenenti informazioni Top Secrets, con motore a funzionamento continuo e lame in acciaio, sono le principali caratteristiche di questo tipo di distruggi documenti, non danneggiabile da graffette e punti metallici, capace di assicurare una distruzione totale di ogni atto.

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Distruggi documenti senza cestino

Modello economico, piuttosto rumoroso e senza dubbio non adatto ad un uso professionale. Prodotto di qualità basilare, riesce a tagliare a strisce (non frammenti o coriandoli) sino a 6 fogli contemporaneamente. Indicato per uso domestico, in sostituzione di forbici o strappi manuali.

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Il miglior distruggi documenti professionale

Se non hai idea di quale modello scegliere e se vuoi dotarti di un distruggi documenti affidabile, questo di Fellowes è in grado di distruggere fino a 10 fogli contemporaneamente in micro frammenti (livello di sicurezza molto alto: P5). Dotato di una garanzia di 2 anni e 5 anni solo sulle lame da taglio. Distrugge ininterrottamente fino a 7 minuti, trasformando qualsiasi cosa in coriandoli, non si inceppa con spille o punti metallici. Distrugge senza problemi anche carte di credito, ogni tipologia di CD, (CD-ROM, DVD…)

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Pro:

  • Molto silenzioso;
  • Distrugge fino a 10 fogli contemporaneamente;
  • Non si inceppa con graffette o punti metallici;
  • Taglio a triangolo;
  • Cestino molto capiente (19 litri);
  • Ottimo sia per la casa che per l’ufficio;

Contro:

  • più costoso dei modelli precedenti ma molto più affidabile e sicuro.

Cura e manutenzione del distruggi documenti

Come vi ho mostrato, in commercio si possono trovare diversi modelli di distruggi documenti, con differenti tipologie di taglio della carta, tutte però basate sul lavoro delle lame su cui, è inevitabile, si accumulano polvere e sporcizia, detriti che, pur se di dimensioni molto piccole, ne possono comportare l’usura.

Ecco perché è importante provvedere in maniera periodica alla pulizia e a piccoli gesti di manutenzione dell’apparecchio, considerando peraltro che ogni distruggi documenti, all’interno della confezione, è corredato dal manuale di istruzioni, con le dovute indicazioni per preservare le lame, lubrificarle e a mantenerle sempre affilate.

A tal proposito, vi consiglio questo articolo di Amazon Basic:

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Si tratta di una confezione di 24 fogli particolari, realizzati proprio per curare la manutenzione del distruggi documenti tramite un sistema semplice e pulito che lubrifica ed affila le lame, oltre ad eliminare la polvere ed evitare gli inceppamenti nel meccanismo di triturazione.

Così facendo, si evita di ungere il meccanismo di taglio con olio lubrificante, collegandolo in modalità “inversa” (reverse), operazione che andrebbe fatta, peraltro con una certa frequenza, specie se l’utilizzo del distruggi documenti è continuo. I fogli contenuti nella confezione, invece, si usano come un normale A4 da triturare, sono compatibili con ogni tipo di dispositivo e fanno anche risparmiare, a regime, se si pensa, per esempio, che per le apparecchiature che producono tagli trasversali sarebbe necessario molto olio, oltretutto specifico, dello stesso produttore, da utilizzare in esclusiva per non invalidare la garanzia.

FAQ

Posso utilizzare un tagliacarte per distruggere i miei documenti?

L’utilizzo di un tagliacarte è altamente sconsigliato perchè non permette di ridurre in pezzi piccolissimi i documenti contenenti informazioni private o dati sensibili. Ricordo che in un ufficio/studio o azienda è obbligatorio dotarsi di un distruggi documenti di tipo professionale per non incorrere in multe salate.

Che differenza c’è tra un Tritacarte ed un Distruggi Documenti?

Un tritacarte non permette di raggiungere lo stesso livello di sicurezza di un distruggi documenti. In passato il suo utilizzo negli uffici era molto più diffuso, ma il grado di frammentizzazione è veramente scarso. Non permette inoltre di ottenere l’effetto coriandolo che è possibile ottenere con un distruggi documenti a taglio incrociato.

Dove si può acquistare un distruggi documenti?

Reperibile facilmente in negozi che vendono materiale d’ufficio e cartaceo, (ma anche in negozi e centri commerciali tipo Lidl, Eurospin, Unieuro, Euronics, MediaWorld). Se cercate la migliore offerta, solo online potrete trovare i prezzi più vantaggiosi. Quindi su siti come Amazon oppure eBay anche per l’usato.

Cosa fare se il distruggi documenti si è bloccato?

La prima cosa da fare è togliere l’alimentazione e provare a rimuovere i fogli incastrati tra le lame tirandoli leggermente verso l’alto. Sicuramente se non di buona qualità si sarà bloccato a causa di una spilla o punto metallico.

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