La società odierna è sempre più indirizzata verso la tecnologia digitale, di conseguenza anche il metodo di gestione dei nostri incarichi di lavoro si deve adattare all’utilizzo di programmi e software. Microsoft Office è uno dei software più conosciuti utilizzato da studenti, professionisti freelance e impiegati d’ufficio.
Permette di creare documenti di lavoro attraverso testi, immagini, oppure presentazioni per i nostri progetti, analizzare dati anche con rappresentazioni grafiche e gestire dati e database.
La suite di Microsoft Office è il programma d’ufficio più conosciuto ed utilizzato del pianeta, ma dato il suo costo non è sempre facilmente accessibile a tutti. Per questo motivo vedremo quali sono le migliori alternative gratuite che ci permettono di sostituire Microsoft Office. Troverete un software gratuito in grado di competere (costi/benefici) con la suite di Microsoft ed un software che non richiede installazione molto interessante.
Microsoft Office Online, l’alternativa gratuita a Microsoft Office
Prima di parlare di software alternativi da poter utilizzare sul tuo computer, ti voglio parlare di Microsoft Office online.
Office online è un servizio gratuito messo a disposizione sempre da Microsoft ed accessibile a tutti da pochissimo tempo. Realizzato proprio per contrastare la concorrenza di Google, che negli ultimi anni ha portato via una sensibile fetta di utenti a Microsoft.
Utilizzare Office online è facilissimo, ti basterà creare un account di posta Microsoft e potrai utilizzare Word online, Excel online e PowerPoint online direttamente dal tuo browser. La differenza tra l’utilizzo della versione desktop a pagamento con quella online gratuita è che contiene delle limitazioni. Non sarà infatti possibile proteggere i file, ne esportarli in formati più particolari. Inoltre la versione desktop è più stabile e permette di lavorare su file molto grandi.
La versione online, per funzionare correttamente richiede un browser aggiornato, un pc con buone prestazioni ed una fondamentale connessione a internet. Comunque potrai sempre provare senza impegno, visto che l’uso è gratuito.
La scelta alternativa a Microsoft Office
Abbiamo diverse possibilità nella scelta di programmi simili a Microsoft Office, ma c’è un software che più di tutti si avvicina disponendo della maggior parte delle funzionalità. Questo programma si chiama LibreOffice.
Perchè scegliere LibreOffice?
Questo software è la Suite Open Source per ufficio più completa, che consente di avere a disposizione tutte le funzionalità di Microsoft Office. Esso si divide in 6 moduli:
- Writer (corrispondente a Word) è il programma che serve per elaborazione contenuti di testo. È molto semplice da utilizzare e può essere utile sia per scrivere note e piccole pagine sia per strutturare libri e testi più complessi.
- Calc (corrispondente a Excel) è la funzionalità mirata per gestire i fogli di calcolo. È adatto sia per un uso più semplice sia per un uso più complesso dato che contiene al suo interno anche funzioni avanzate. È possibile salvare i documenti di calcolo anche in formato Excel per chi usa Microsoft.
- Impress (corrispondente a Power Point) permette di creare e gestire le presentazioni con diapositive e file multimediali, contiene diverse modalità di modifica e di visualizzazione che lo rende un programma molto versatile.
- Draw, si tratta di un foglio da disegno che ci permette di trasformare un semplice schizzo in un disegno complesso per realizzare loghi, disegni tecnici, brochure, locandine. Abbiamo la possibilità inoltre di manipolare oggetti in 3D e immagini vettoriali, creando grafiche professionali.
- Math, è il programma che crea, contiene e gestisce formule matematiche e scientifiche che possono essere inserite nei fogli di calcolo, nelle pagine di presentazione, nei disegni o nell’editor di testo.
- Base, è il software per la creazione e gestione di database, rivolto principalmente ad utenti esperti in grado di gestire database aziendali. È in grado di fornire drive di supporto nativi per i motori di database più utilizzati come MySQL, Adabas D, MS Access e PostgreSQL.
Migliori alternative Online a Microsoft Office
Se invece, preferiamo come alternativa un programma che non richiede installazione possiamo utilizzare come abbiamo visto prima Office Online, oppure un software simile:
Google Documenti, Google Fogli, Google Presentazioni
Google Documenti così come Fogli, Presentazioni e Moduli fanno parte di una suite per ufficio che contiene programmi utili per la realizzazione di contenuti digitali come la videoscrittura, creazione di presentazioni e slide, utilizzo di fogli di calcolo e produzione di disegni e moduli.
Per utilizzare questi strumenti è necessario accedere al proprio account Google, in caso non lo si avesse lo si può creare gratuitamente (come visto in: come creare un account di posta con Google). Una volta entrati su Google abbiamo a disposizione quattro opzioni di lavoro: Documenti, Fogli, Presentazioni e Moduli. In questi articoli abbiamo visto come è utile per modificare i PDF, o anche convertire un file PDF in Word.
Perché scegliere Google?
Si tratta della migliore Suite per Ufficio in assoluto. Innanzitutto perché essendo disponibile online non è necessaria installazione su desktop risultando così un software di lavoro comodo e facilmente accessibile. Infatti ci basterà un browser (meglio se avanzato come Google Chrome) e una connessione ad internet per cominciare a lavorare.
È possibile accedere contemporaneamente da diverse postazioni e con diversi account, permettendo a più persone di lavorare sugli stessi progetti, rendendo in questo modo il metodo di lavoro molto versatile.
Google Docs nello specifico
Google Docs ad esempio e gli altri programmi online di Google, sono collegati a Google Drive e a Gmail, consentendo così di condividere i file molto facilmente con gli account Google di altri utenti, i quali hanno la possibilità di revisionare e modificare i contenuti.
Contiene la maggior parte delle funzionalità di Microsoft Word, con alcune funzionalità aggiuntive come la possibilità di aggiungere commenti per revisioni. Possiede un’interfaccia più intuitiva e contiene un numero maggiore di modelli e templates professionali.
Google Docs è compatibile con i file documenti e di lavoro maggiormente utilizzati come doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, permettendoci così di lavorare con molteplici file provenienti anche da Office di Microsoft.
Quale scegliere
La scelta varia in base all’utilizzo che ne dovete fare, personalmente utilizzo i programmi di Google da diversi anni e non mi sono mai pentito della scelta. L’unico inconveniente che a volte potreste incontrare riguarda la lettura di documenti da Microsoft Office, che se contenenti funzioni o caratteristiche troppo recenti, rischiano di non esser lette correttamente da Google. Forse per fare la scelta giusta vi basterà sapere che con Google non occorrerà salvare il documento ad intervalli regolari per non correre il rischio di perdere il lavoro, perché salva automaticamente tutti i documenti più le varie revisioni del documento automaticamente.
